おかやまコープは、プライバシーや個人に関する情報を適切に保護することが、組合員が安心して生協をご利用いただくために欠かせない社会的責務であると考えます。

食料品を中心とした商品の供給、および共済や福祉などのサービスの提供にあたり、技術的かつ経済的に可能な範囲で、個人情報保護規則を定め、役職員・組合員が一体となり、個人情報の適切な保護に努めます。

組合員の個人情報を適正に取得し、細心の注意を払って利用し、管理するために、個人情報保護に関する法律やガイドラインなどを守るとともに、以下の基本方針を定め、実行することをお約束します。

1．個人情報は、適正に取得します。

2．個人情報は、適正に利用します。

• 取得した個人情報は、あらかじめ明らかにした利用目的以外には使用しません。それぞれの利用目的のために取得する個人情報の項目は、別表②の範囲内です。ただし、生命・財産に関わるなど法律や行政により定められたやむを得ない場合はこの限りではありません。
• 個人情報は、ご本人の同意を得ずに第三者には渡しません。ただし、宅配の個人別配達事業者や商品案内の個人別セット事業者など事業委託契約に基づいて委託先に預託したり、もしくはおかやまコープの事業目的に基づき子会社や事業連合などと共同利用する場合があります。第三者に個人情報を提供した場合は、個人情報保護委員会の定めに従い、記録を作成し管理します。
• おかやまコープが個人情報を共同利用している範囲は、別表③の通りです。共同利用先で利用する個人データの項目は、別表②の範囲であり、個人情報の管理について第一次的に責任を負う事業者は生活協同組合おかやまコープです。
• 仮名加工情報及び匿名加工情報を作成する際は、個人情報保護委員会で定める基準に従い、個人情報を加工します。

3．個人情報は、適正に管理します。

• 個人情報は利用目的の達成に必要な範囲で、正確にかつ最新の内容を保つため、変更届の受付などの対応を行います。脱退など個人情報を利用する必要がなくなった場合、法令等で定める保存期間に沿って遅滞なく消去・廃棄します。
• 個人情報は、不正なアクセスや漏えい、紛失、改ざんが起こらないよう、部門ごとの業務に応じて定めたルールに基づいて厳密に管理します。
• 個人情報の安全管理のため、職員（パートナー・アルバイト、派遣社員を含む）に対して、取り扱う情報に応じた教育を継続的に行い、ルールや手順が守られる体制を維持します。
• 個人情報の取り扱いを含む業務の一部を委託する場合は、業務委託契約書等で取り扱いを明記し、おかやまコープが責任を持って管理します。

4．個人情報について、組合員本人からの開示・訂正などの請求をお受けします。

• おかやまコープが管理している個人情報（保有個人データ）は、ご本人または正規の代理人による開示、訂正、利用停止、削除の請求をお受けします。
• 請求者がご本人または正規の代理人（ご本人からの正式な委任状況を確認できた方）であることが確認できた場合に限り、合理的な期間内で対応します。請求内容にお答えできない場合は、その理由を回答します。
• おかやまコープが管理している個人情報（保有個人データ）の項目は、別表②の範囲内です。
• 請求の受付窓口、詳細な手続きおよび手数料は、お問い合わせ窓口でご案内します。

5．個人情報を保護・管理する体制を確立します。

• 個人情報の取り扱いについて、おかやまコープ全体の管理責任者とともに、部門ごとの責任者を定め、その管理・監督で適切な個人情報の取得・利用・保護・廃棄を行ないます。
• 個人情報保護の取り組みは、おかやまコープのコンプライアンス経営の重点課題として位置づけ、管理・運営体制のルールの見直しを含め、継続的に改善を進めます。
• おかやまコープの事業に関する個人情報の取り扱いについての苦情や安全管理措置等に関するお問い合わせは、以下を窓口とします。

生活協同組合おかやまコープ
岡山県岡山市北区奉還町1-7-7
代表理事専務理事（徳山雅昭）
2023年6月13日改定

〈別表①〉取得した個人情報は、以下の利用目的に限定して利用します。

〈別表②〉各業務において保有する組合員の個人データの項目は、以下の範囲です。

※（　　）内は、該当組合員のみが対象となります。

〈別表③〉組合員の個人データを共同利用する範囲とデータ項目は、以下の通りです。

以上

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